English Business Letter
Layout Of Letter
Letter Head
|
Date of letter
|
Inside Address
|
References
|
Salutation
|
Subject
Body of letter
|
Closing Expression
|
Writer’s Designation
|
Enclosures
|
Postscript
|
Carbon Copy
|
The
Sport Shop → letter
head
32 High Street, Folkestone Kent.
Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx
——————————————————————————————————————— date à 05
September 2011Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx
Mr John Smith,
33 The Glades., → Inside Address
Folkestone Kent, CT20 2PR
Ref: your order KIT003 → References
Dear Mr Smith, → Salutation
→ Subject
Thank you for the order that you have placed for the full team kit, we wish to confirm that the order will consist of 12 red and white striped jerseys (size large) and 12 pairs of red socks with white trim (size 6-12).
We envisage that the delivery time on this order will be approximately 3 weeks from the date of this letter, however please be aware that we have experienced a slight delay on recent similar orders and there is a possibility that the order may take an additional 2 weeks beyond the expected date.
We can confirm that you will be invoiced for the foul amount of L195 plus VAT after the order has been received. ↓ Body of letter ↑
Once again we thank you for your custom and should there be any problem with your order than please do not hesitate to contact me during office hours on 091 82050.
Yours sincerely, → Closing Expression
Mr P Jones → Writer’s Designation
Assistant Manager
Assistant Manager
Enc. → Enclosures
→ P.S. (Postscript)
→ CC. (Carbon Copy)
1. Letter Head
Biasa disebut juga sebagai Kepala
surat, Berisi informasi tentang nama perusahaan, alamat, nomor telepon,
dan website, atau email si pengirim surat
tersebut.
2.
Date Of Letter
Date of letter berisi tanggal, bulan dan tahun surat ini
dibuat. Format penulisan tanggal pada surat ini biasanya terletak pada sebelah kiri atau kanan atas
sebuah surat.
Bentuk penulisan
tanggal dapat dibedakan dalam dua gaya
penulisan, yaitu:
§ British Style
Bentuk penulisan biasanya di tempatkan pada baris kosong di bawah judul.
Dan biasanya tanggal di buat dengan format (tanggal-bulan-tahun).
Contoh: (month/day/year) (february/09/1991)
§ American Style
Sedangkan pada american style tanggal di buat dengan format
(bulan-tanggal-tahun).
Contoh: (day/month/year) (09/february/1991)
3.
Inside Address
Bagian ini berisi alamat orang atau
perusahaan yang dituju,biasanya terletak pada kiri atas sebuah surat dan inside
address ini penulisannya disertai dengan nama dan alamat si penerima surat lengkap
dengan jabatan orang tersebut.
4.
References
Berisi sebuah Referensi yang memudahkan
pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap
percakapan yang sebelumnya. Untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan
bergaris bawah,
menuliskan referensi untuk pihak responden dengan format: ‘Your Ref: KPS/C3’. Jika ingin menambahkan referensi dari pengirim, format penulisan: ‘My Ref: Con/13/1’ atau ‘Our Ref: Con/13/1’.
menuliskan referensi untuk pihak responden dengan format: ‘Your Ref: KPS/C3’. Jika ingin menambahkan referensi dari pengirim, format penulisan: ‘My Ref: Con/13/1’ atau ‘Our Ref: Con/13/1’.
5.
Salutation
Salutation adalah salam pembuka untuk
mengawali penulisan sebuah surat. Contoh nya seperti “Dear Sir” atau “Dear
Madam”, Pada penulisan nama penerima format penulisannya menggunakan
"Ms, Miss, Mrs , Mr, Dr " jika surat yang dituju dikirimkan
kepada orang kita kenal. Penulisan salutation dapat dilakukan juga dengan dua
bentuk macam ,yaitu:
§
British Style
-
Dear Sir / Dear Sirs ( penerima laki-laki )
-
Dear Madam ( penerima perempuan )
-
Dear Sir or Madam ( Jika penerima tidak diketahui jenis kelaminnya )
Pada penulisan British Style tidak
diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka,
terkecuali menggunakan tanda baca koma.Contoh :
- Dear Mr Fachmi
- Dear Mr Fachmi,
§
American Style
-
Gentlemen ( penerima laki-laki )
-
Ladies ( penerima perempuan )
- Ladies and Gentlemen ( Jika penerima
tidak diketahui jenis kelaminnya )
Pada American style, gunakan tanda baca
"titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Fachmi:
6.
Subject
Merupakan baris yang tidak begitu
diperlukan. Subjek untuk surat itu sering membantu kepada penerima,
terutama jika mereka menerima banyak surat. Jika menyertakan baris subjek, ini
harus langsung di bawah nama "terhormat", Untuk penempatan
Subjek dapat
dibedakan kedalam dua penempatan, yaitu:
§ British Style:
Subjek ditempatkan dibawah
Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
§ American Style:
Subjek ditempatkan diatas Salutation
7.
Body of letter
Bagian dari Body of letter adalah inti isi
surat tersebut. Dalam hal ini pengirim berusaha agar apa saja yang hendak dikomunikasikan
maupun diinformasikan dapat berjalan dengan baik. Untuk menulis isi surat ini
harus ditulis dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang tepat.
8.
Closing Expression
Bagian ini berisi salam penutup “Yours sincerely” atau ucapan terimakasih kepada penerima
surat. jika kata "Yours faithfully" yang digunakan untuk
Closing expression, maka pada salam pembuka menggunakan "Sir" atau
"Madam”. Perhatikan pada
penulisannya bahwa ada tanda koma setelah penutupan akhir dan hanya
dikapitalisasi kata pertama dalam penutupan. Pada American Style, penggunaan kata “yours” sering terjadi,
kata seperti "Sincerely yours" atau "Sincerely" sering
digunakan. Pada British Style, "Yours sincerely" atau "Yours
faithfully" sering digunakan, bentuk ini merupakan bentuk singkat dari
"I am yours sincerely".
9.
Writer’s Designation
Berisi nama dan jabatan si penulis surat
yang bermaksud untuk mengetahui bahwa si penulis surat
merupakan orang yang berwenang untuk mengirimkan surat tersebut.
10. Enclosures
Bagian ini berisi lampiran – lampiran atau
dokumen lain yang akan disertakan dalam surat bisnis tersebut. Penggunaan enclosures dapat dicantumkan
atau tidak,sesuai dengan terdapatnya lampiran surat.Enclosure dicantumkan
beserta daftar jenis lampiran yang dikirim bersama surat. Dapat dituliskan
berupa “Enclosure:” atau “Enc:”. Contoh:
-
Enclosure:
Brochure 2010
-
Enc:
Brochure 2010
11. Postscript
Postscript
terletak dua spasi di bawah tanda tangan atau inisial referensi . Merupakan catatan singkat yang ditambahkan ketika mengakhiri
sebuah surat. Diletakkan pada bagian kiri bawah surat, sebelum bagian CC.
Contoh :
-
P. S.
Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie
consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis.
12. Carbon Copy
Penggunaan Carbon copy dicantumkan jika
terdapat salinan surat yang dikirim juga kepada selain penerima surat. Jika
salinan surat dikirimkan lebih dari satu orang maka nama penerima salinan surat
dipisah tanda baca koma (,). Biasanya penulisan carbon copy pada surat
disingkat menjadi “cc:”. Contoh:
cc: Fachmi Medisian
Form And Style English Business Letter
1.
Full Block Style : Business Letter
Pada penulisan Full Block style : Business
letter biasanya berada pada rata kiri seperti letter
head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary
close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi
rata kiri.
2.
Modified Block Style : Business
Letter
Pada penulisan Modified Block style : Business
letter biasanya untuk format ini bentuk penulisan surat pada letter head, date,
dan signature berada pada posisi rata kanan. bagian lain berada pada posisi
rata kiri, seperti inside address, subject, salutation, body of letter, dan
enclosure.
3.
Indented Style : Business Letter
Pada format ini
setiap baris pertama pada awal paragraf dimulai dengan beberapa spasi dari
sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1 cm. Penulisan Inside
address dan bagian signature dilakukan identasi. Besarnya identasi pada setiap
baris berbanding lurus dengan urrutan baris tersebut. Misalnya baris pertama
tidak dilakukann identasi, pada baris kedua dilakukan identasi 0,5cm, pada
baris ketiga juga dilakukan identasi 1 cm, dst. Pada baris pertama dari setiap
paragraf dimulai beberapa spasi dari sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1 cm
dari batas kiri. Namun di beberapa negara, para eksekutif perusahaan
menggunakan block style.
4.
Semi Block Style : Business Letter
Format Semi Block Style
adalah Format bentuk surat ini pada letter head,
date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat.
Bagian lainnya tetap rata kiri seperti inside address, subject, salutation, Body of letter. Pada
Semi Block style, bentuk paragraph sama dengan bentuk Indented style. Semua
bagian surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap
alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu
dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.
5.
Hanging Style : Business Letter
Format Hanging Style adalah Format paragrafnya menggantung, atau lebih
condong ke kiri. bentuk surat ini pada letter
head, date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah
surat. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation,
body of letter berada di posisi rata kiri. pada hanging
paragraf,awal paragraf tidak berspasi.
Sumber :
1. http://www.howtowritealetter.net/Letter-of-Assurance.html
2. http://jobsearchtech.about.com/library/bl-sblock-letter-parts2.htm
5. http://www.letterformat.net/letter/business-letter-format-styles
Tidak ada komentar:
Posting Komentar