English Business Letter

Layout Of Business English Letter

Letter  Head

Date of letter

Inside Address

References

Salutation

Boddy of letter

Closing Expression

Writer’s Designation

Enclosures

The Sport Shop

32 High Street, Folkestone Kent.
Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx

———————————————————————————————————————

05 September 2011

Mr John Smith,
33 The Glades.,
Folkestone Kent, CT20 2PR
Ref: your order KIT003
Dear Mr Smith,
Thank you for the order that you have placed for the full team kit, we wish to confirm that the order will consist of 12 red and white striped jerseys (size large) and 12 pairs of red socks with white trim (size 6-12). We envisage that the delivery time on this order will be approximately 3 weeks from the date of this letter, however please be aware that we have experienced a slight delay on recent similar orders and there is a possibility that the order may take an additional 2 weeks beyond the expected date.
We can confirm that you will be invoiced for the foul amount of L195 plus VAT after the order has been received.
Once again we thank you for your custom and should there be any problem with your order than please do not hesitate to contact me during office hours on 091 82050.
Yours sincerely,

Mr P Jones
Assistant Manager

Enc.

1.      Letter Head

Biasa disebut juga sebagai Kepala surat, Berisi informasi tentang nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan website, atau email si pengirim tersebut.

2.      Date Of Letter

Date of letter berisi tanggal, bulan dan tahun surat ini dibuat. Format penulisan tanggal pada surat ini biasanya terletak  pada  sebelah kiri atau kanan atas sebuah surat.

3.      Inside Address

Bagian ini berisi alamat orang atau perusahaan yang dituju,biasanya terletak pada kiri atas sebuah surat dan inside address ini penulisan nya disertai dengan nama dan alamat si penerima lengkap dengan jabatan orang tersebut

4.      References

Berisi sebuah Referensi yang memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya.

5.      Salutation

Solutation adalah salam pembuka untuk mengawali penulisan sebuah surat. Contoh nya seperti “Dear Sir” atau “Dear Madam”, Pada penulisan nama penerima format penulisannya menggunakan  "Ms, Miss, Mrs , Mr, Dr " jika surat yang dituju dikirimkan kepada orang kita kenal.

6.      Boddy of letter

Bagian dari Boddy of letter adalah inti isi surat tersebut. Dalam hal ini pengirim berusaha agar apa saja yang hendak di komunikasikan maupun di informasikan dapat berjalan dengan baik. Untuk menulis isi surat ini harus ditulis dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang tepat.

7.      Closing Expression

Bagian ini berisi salam penutup “Yours sincerely” atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. jika kata "Yours faithfully" yang digunakan untuk Closing expression, maka pada salam pembuka menggunakan "Sir" atau "Madam”.

8.      Writer’s Designation

Berisi nama dan jabatan si penulis surat yang bermaksud untuk mengetahui bahwa sipenulis surat merupakan orang yang berwenang untuk mengirimkan surat tersebut.

9.      Enclosures

Bagian ini berisi lampiran – lampiran atau dokumen lain yang akan disertakan dalam surat bisnis tersebut.

Form And Style English Business Letter

1.      Block Style : Business Letter

Pada penulisan Block style : Business letter biasanya isi surat menggunakan rata kiri dan spasi tunggal, kecuali untuk ruang ganda antara paragraf.

2.      Modified Block Style : Business Letter

Pada penulisan Modified Block style : Business letter biasanya Pada format ini bentuk penulisan surat pada letter head, date, complementary close, dan signature berada pada posisi rata kanan. dan bagian lain berada pada posisi rata kiri Namun, untuk tanggal dan penutup menggunakan rata tengah.

3.      Indented Style : Business Letter

Pada format ini setiap baris pertama pada awal paragraf dimulai dengan beberapa spasi dari sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1 cm.

4.      Semi Block Style : Business Letter

Format Semi Block Style adalah yang paling sedikit digunakan. Hampir sama dengan modified block style, perbedaannya terletak pada bagian isi surat. Setiap paragraf baru diberikan jarak yang maksimal.

Sumber :

1. http://www.howtowritealetter.net/Letter-of-Assurance.html

2. http://jobsearchtech.about.com/library/bl-sblock-letter-parts2.htm

3. http://en.wikipedia.org/wiki/Business_letter