English Business Letter (Revisi 2)

English Business Letter

Layout Of Letter

Letter  Head

Date of letter

Inside Address

References

Salutation

Subject

Body of letter

Closing Expression

Writer’s Designation

Enclosures

Postscript

Carbon Copy

                  The Sport Shop  → letter head

32 High Street, Folkestone Kent.
Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx

———————————————————————————————————————                                                                                                            date à  05 September 2011
Mr John Smith,
33 The Glades.,                       → Inside Address
Folkestone Kent, CT20 2PR
Ref: your order KIT003       → References
Dear Mr Smith,           → Salutation
→ Subject
Thank you for the order that you have placed for the full team kit, we wish to confirm that the order will consist of 12 red and white striped jerseys (size large) and 12 pairs of red socks with white trim (size 6-12).            
We envisage that the delivery time on this order will be approximately 3 weeks from the date of this letter, however please be aware that we have experienced a slight delay on recent similar orders and there is a possibility that the order may take an additional 2 weeks beyond the expected date.
We can confirm that you will be invoiced for the foul amount of L195 plus VAT after the order has been received.                                    ↓ Body of letter ↑
Once again we thank you for your custom and should there be any problem with your order than please do not hesitate to contact me during office hours on 091 82050.
Yours sincerely,          → Closing Expression

Mr P Jones                              → Writer’s Designation
Assistant Manager

Enc.                 → Enclosures

→ P.S. (Postscript)

→ CC. (Carbon Copy)

1.      Letter Head

Biasa disebut juga sebagai Kepala surat, Berisi informasi tentang nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan website, atau email si pengirim surat tersebut.

2.      Date Of Letter

Date of letter berisi tanggal, bulan dan tahun surat ini dibuat. Format penulisan tanggal pada surat ini biasanya terletak  pada  sebelah kiri atau kanan atas sebuah surat.

Bentuk penulisan tanggal  dapat dibedakan dalam dua gaya penulisan, yaitu:

§  British Style

Bentuk penulisan biasanya di tempatkan pada baris kosong di bawah judul. Dan biasanya tanggal di buat dengan format (tanggal-bulan-tahun).

Contoh: (month/day/year) (february/09/1991)

§  American Style

Sedangkan pada american style tanggal di buat dengan format (bulan-tanggal-tahun).

Contoh: (day/month/year) (09/february/1991)

3.      Inside Address

Bagian ini berisi alamat orang atau perusahaan yang dituju,biasanya terletak pada kiri atas sebuah surat dan inside address ini penulisannya disertai dengan nama dan alamat si penerima surat lengkap dengan jabatan orang tersebut.

4.      References

Berisi sebuah Referensi yang memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya. Untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan bergaris bawah,
menuliskan referensi untuk pihak responden dengan format: ‘Your Ref: KPS/C3’. Jika ingin menambahkan referensi dari pengirim, format penulisan: ‘My Ref: Con/13/1’ atau ‘Our Ref: Con/13/1’.

5.      Salutation

Salutation adalah salam pembuka untuk mengawali penulisan sebuah surat. Contoh nya seperti “Dear Sir” atau “Dear Madam”, Pada penulisan nama penerima format penulisannya menggunakan  "Ms, Miss, Mrs , Mr, Dr " jika surat yang dituju dikirimkan kepada orang kita kenal. Penulisan salutation dapat dilakukan juga dengan dua bentuk macam ,yaitu:

§  British Style

- Dear Sir / Dear Sirs ( penerima laki-laki )

- Dear Madam  ( penerima perempuan ) 

- Dear Sir or Madam  ( Jika penerima tidak diketahui jenis kelaminnya )

Pada penulisan British Style tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali  menggunakan tanda baca koma.Contoh :

- Dear Mr Fachmi

- Dear Mr Fachmi,

§  American Style

-   Gentlemen ( penerima laki-laki )

-   Ladies  ( penerima perempuan ) 

- Ladies and Gentlemen ( Jika penerima tidak diketahui jenis kelaminnya )

Pada American style, gunakan tanda baca "titik dua"

Contoh :  - Dear Mr. Fachmi:

6.      Subject

Merupakan baris yang tidak begitu diperlukan. Subjek untuk surat itu sering membantu kepada penerima, terutama jika mereka menerima banyak surat. Jika menyertakan baris subjek, ini harus langsung di bawah nama "terhormat", Untuk penempatan Subjek dapat

dibedakan kedalam dua penempatan, yaitu:

§  British Style:

Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).

§  American Style:

Subjek ditempatkan diatas Salutation

7.      Body of letter

Bagian dari Body of letter adalah inti isi surat tersebut. Dalam hal ini pengirim berusaha agar apa saja yang hendak dikomunikasikan maupun diinformasikan dapat berjalan dengan baik. Untuk menulis isi surat ini harus ditulis dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang tepat.

8.      Closing Expression

Bagian ini berisi salam penutup “Yours sincerely” atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. jika kata "Yours faithfully" yang digunakan untuk Closing expression, maka pada salam pembuka menggunakan "Sir" atau "Madam”. Perhatikan pada penulisannya bahwa ada tanda koma setelah penutupan akhir dan hanya dikapitalisasi kata pertama dalam penutupan. Pada American Style, penggunaan kata “yours” sering terjadi, kata seperti "Sincerely yours" atau "Sincerely" sering digunakan. Pada British Style, "Yours sincerely" atau "Yours faithfully" sering digunakan, bentuk ini merupakan bentuk singkat dari "I am yours sincerely".

9.      Writer’s Designation

Berisi nama dan jabatan si penulis surat yang bermaksud untuk mengetahui bahwa si penulis surat merupakan orang yang berwenang untuk mengirimkan surat tersebut.

10.  Enclosures

Bagian ini berisi lampiran – lampiran atau dokumen lain yang akan disertakan dalam surat bisnis tersebut. Penggunaan enclosures dapat dicantumkan atau tidak,sesuai dengan terdapatnya lampiran surat.Enclosure dicantumkan beserta daftar jenis lampiran yang dikirim bersama surat. Dapat dituliskan berupa “Enclosure:” atau “Enc:”. Contoh:

-          Enclosure: Brochure 2010

-          Enc: Brochure 2010

11.  Postscript

Postscript terletak dua spasi di bawah tanda tangan atau inisial referensi . Merupakan catatan singkat yang ditambahkan ketika mengakhiri sebuah surat. Diletakkan pada bagian kiri bawah surat, sebelum bagian CC. Contoh :

-          P. S. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis.

12.  Carbon Copy

Penggunaan Carbon copy dicantumkan jika terdapat salinan surat yang dikirim juga kepada selain penerima surat. Jika salinan surat dikirimkan lebih dari satu orang maka nama penerima salinan surat dipisah tanda baca koma (,). Biasanya penulisan carbon copy pada surat disingkat menjadi “cc:”. Contoh:

cc: Fachmi Medisian

Form And Style English Business Letter

1.      Full Block Style : Business Letter

Pada penulisan Full Block style : Business letter biasanya berada pada rata kiri seperti letter head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi rata kiri.

2.      Modified Block Style : Business Letter

Pada penulisan Modified Block style : Business letter biasanya untuk format ini bentuk penulisan surat pada letter head, date, dan signature berada pada posisi rata kanan. bagian lain berada pada posisi rata kiri, seperti  inside address, subject, salutation, body of letter, dan enclosure.

3.      Indented Style : Business Letter

Pada format ini setiap baris pertama pada awal paragraf dimulai dengan beberapa spasi dari sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1 cm. Penulisan Inside address dan bagian signature dilakukan identasi. Besarnya identasi pada setiap baris berbanding lurus dengan urrutan baris tersebut. Misalnya baris pertama tidak dilakukann identasi, pada baris kedua dilakukan identasi 0,5cm, pada baris ketiga juga dilakukan identasi 1 cm, dst. Pada baris pertama dari setiap paragraf dimulai beberapa spasi dari sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1 cm dari batas kiri. Namun di beberapa negara, para eksekutif perusahaan menggunakan block style.

4.      Semi Block Style : Business Letter

Format Semi Block Style adalah Format bentuk surat ini pada letter head, date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat. Bagian lainnya tetap rata kiri seperti inside address, subject, salutation, Body of letter. Pada Semi Block style, bentuk paragraph sama dengan bentuk Indented style. Semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

5.      Hanging Style : Business Letter

Format Hanging Style adalah Format paragrafnya menggantung, atau lebih condong ke kiri. bentuk surat ini pada letter head, date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter berada di posisi rata kiri. pada hanging paragraf,awal paragraf tidak berspasi.

Sumber :

1. http://www.howtowritealetter.net/Letter-of-Assurance.html

2. http://jobsearchtech.about.com/library/bl-sblock-letter-parts2.htm

3. http://en.wikipedia.org/wiki/Business_letter

4. http://www.studyenglishtoday.net/business-letter-parts.html

5. http://www.letterformat.net/letter/business-letter-format-styles