English Business Letter
Layout Of Letter
Letter Head
|
Date of letter
|
Inside Address
|
References
|
Salutation
|
Subject
Body of letter
|
Closing Expression
|
Writer’s Designation
|
Enclosures
|
Postscript
|
Carbon Copy
|
The
Sport Shop → letter
head
32 High Street, Folkestone Kent.
Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx
——————————————————————————————————————— date 05
September 2011Tel: 091 82050. Fax: 091 2011. E-mail: thesports@xx.itl www.man.itx
Mr John Smith,
33 The Glades., → Inside Address
Folkestone Kent, CT20 2PR
Ref: your order KIT003 → References
Dear Mr Smith, → Salutation
Thank you for the order that you have placed for the full team kit, we wish to confirm that the order will consist of 12 red and white striped jerseys (size large) and 12 pairs of red socks with white trim (size 6-12). Subject ↑
We envisage that the delivery time on this order will be approximately 3 weeks from the date of this letter, however please be aware that we have experienced a slight delay on recent similar orders and there is a possibility that the order may take an additional 2 weeks beyond the expected date.
We can confirm that you will be invoiced for the foul amount of L195 plus VAT after the order has been received. ↓ Body of letter ↑
Once again we thank you for your custom and should there be any problem with your order than please do not hesitate to contact me during office hours on 091 82050.
Yours sincerely, → Closing Expression
Mr P Jones → Writer’s Designation
Assistant Manager
Assistant Manager
Enc. → Enclosures
→ P.S. (Postscript)
→ CC. (Carbon Copy)
1. Letter Head
Biasa disebut juga sebagai Kepala
surat, Berisi informasi tentang nama perusahaan, alamat, nomor telepon,
dan website, atau email si pengirim surat
tersebut.
2.
Date Of Letter
Date of letter berisi tanggal, bulan dan tahun surat ini
dibuat. Format penulisan tanggal pada surat ini biasanya terletak pada sebelah kiri atau kanan atas sebuah surat.
Bentuk penulisan
tanggal dapat dibedakan dalam dua gaya
penulisan, yaitu:
§ British Style
Bentuk penulisan biasanya di tempatkan pada baris kosong di bawah judul.
Dan biasanya tanggal di buat dengan format (tanggal-bulan-tahun).
Contoh: (month/day/year) (02/09/1991)
§ American Style
Sedangkan pada american style tanggal di buat dengan format
(bulan-tanggal-tahun).
Contoh: (day/month/year) (09/02/1991)
3.
Inside Address
Bagian ini berisi alamat orang atau
perusahaan yang dituju,biasanya terletak pada kiri atas sebuah surat dan inside
address ini penulisannya disertai dengan nama dan alamat si penerima surat lengkap
dengan jabatan orang tersebut.
4.
References
Berisi sebuah Referensi yang memudahkan
pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap
percakapan yang sebelumnya. Untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan
bergaris bawah, dan jika anda ingin menyertakan referensi anda dapat menulisnya
sebagai berikut:
- Your Ref: KPS/C3, Our Ref:
Con/13/1
- As per your letter of
July 5th
- As we discussed on phone today,
- Thank you for your letter
of 2nd April
- With reference to your advertisement
in the Jakarta pos, 1st January, 2011.
5.
Salutation
Solutation adalah salam pembuka untuk
mengawali penulisan sebuah surat. Contoh nya seperti “Dear Sir” atau “Dear
Madam”, Pada penulisan nama penerima format penulisannya menggunakan
"Ms, Miss, Mrs , Mr, Dr " jika surat yang dituju dikirimkan
kepada orang kita kenal. Penulisan salutation dapat dilakukan juga dengan dua
bentuk macam ,yaitu:
§
British Style
-
Dear Sir / Dear Sirs ( penerima laki-laki )
-
Dear Madam ( penerima perempuan )
-
Dear Sir or Madam ( Jika penerima tidak diketahui jenis kelaminnya )
Pada penulisan British Style tidak
diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali
menggunakan tanda baca koma.Contoh :
- Dear Mr Fachmi
- Dear Mr Fachmi,
§
American Style
- Gentlemen ( penerima laki-laki )
- Ladies ( penerima perempuan )
- Ladies and Gentlemen ( Jika penerima
tidak diketahui jenis kelaminnya )
Pada American style, gunakan tanda baca
"titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Fachmi:
6.
Subject
Merupakan baris yang tidak begitu
diperlukan. Subjek untuk surat itu sering membantu kepada penerima,
terutama jika mereka menerima banyak surat. Jika menyertakan baris subjek, ini
harus langsung di bawah nama "terhormat", Untuk penempatan
Subjek dapat
dibedakan kedalam dua penempatan, yaitu:
§ British Style:
Subjek ditempatkan dibawah
Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
§ American Style:
Subjek ditempatkan diatas Salutation
7.
Body of letter
Bagian dari Body of letter adalah inti isi
surat tersebut. Dalam hal ini pengirim berusaha agar apa saja yang hendak dikomunikasikan
maupun diinformasikan dapat berjalan dengan baik. Untuk menulis isi surat ini
harus ditulis dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang tepat.
8.
Closing Expression
Bagian ini berisi salam penutup “Yours sincerely” atau ucapan terimakasih kepada penerima
surat. jika kata "Yours faithfully" yang digunakan untuk
Closing expression, maka pada salam pembuka menggunakan "Sir" atau
"Madam”. Perhatikan pada
penulisannya bahwa ada tanda koma setelah penutupan akhir dan hanya
dikapitalisasi kata pertama dalam penutupan.
Penulisan closing expression juga berbeda
antara British style dan American style.
§ British
Style
-
jika memakai nama penerima surat pada Salam
Pembuka, maka salam penutupnya adalah "Yours sincerely" atau
"Sincerely yours".
-
Jika tidak menggunakan nama penerima pada Salam
Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah "Yours faithfully" atau
"Faithfully yours".
§ American
Style
Untuk format penulisan American style penggunaan nama penerima surat pada
salam pembuka dicantumkan atau tidak maka harus menggunakan kata "Sincerely"
atau “Sincerely yours”.
9.
Writer’s Designation
Berisi nama dan jabatan si penulis surat
yang bermaksud untuk mengetahui bahwa si penulis surat
merupakan orang yang berwenang untuk mengirimkan surat tersebut.
10. Enclosures
Bagian ini berisi lampiran – lampiran atau
dokumen lain yang akan disertakan dalam surat bisnis tersebut.
11. Postscript
Postscript terletak dua spasi di bawah
tanda tangan atau inisial referensi . Jangan pernah menggunakan postscript
untuk menambahkan sesuatu yang terlupakan selama menulis surat. Sebaliknya,
menulis ulang surat itu.
12. Carbon Copy
Penggunaan Carbon copy dicantumkan jika
terdapat salinan surat yang dikirim juga kepada selain penerima surat. Jika salinan
surat dikirimkan lebih dari satu orang maka nama penerima salinan surat dipisah
tanda baca koma (,). Biasanya penulisan carbon copy pada surat disingkat
menjadi “cc:”. Contoh:
cc: Fachmi Medisian
Form And Style English Business Letter
1.
Full Block Style : Business Letter
Pada penulisan Full Block style : Business
letter biasanya berada pada rata kiri seperti letter
head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary
close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi
rata kiri.
2.
Modified Block Style : Business
Letter
Pada penulisan Modified Block style :
Business letter biasanya Pada format ini bentuk penulisan surat pada letter
head, date, dan signature berada pada posisi rata kanan. dan bagian lain berada
pada posisi rata kiri, seperti inside address, subject, salutation, body of letter, dan
enclosure.
3.
Indented Style : Business Letter
Pada format ini setiap baris pertama pada
awal paragraf dimulai dengan beberapa spasi dari sebelah kiri. Jarak spasi
biasanya 1 cm. Bentuk format surat ini memiliki bentuk yg berleku-lekuk.
Sedangkan bagian letter head, complementary close, dan signature berada di
tengah surat. Sedangkan pada date berada di posisi rata kanan. Bagian yang lain
pada surat seperti inside address, subject, salutation, serta body of letter
berada di posisi rata kiri.
4.
Semi Block Style : Business Letter
Format Semi Block Style
adalah Format bentuk surat ini pada letter head,
date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat.
Bagian lainnya tetap rata kiri seperti inside address, subject, salutation,
Boddy of letter.
5.
Hanging Style : Business Letter
Format Hanging Style adalah Format paragrafnya menggantung, atau lebih
condong ke kiri. bentuk urat ini pada letter head,
date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat.
Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body
of letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap
awal paragraf dari isi surat memiliki spasi.
Sumber :
1. http://www.howtowritealetter.net/Letter-of-Assurance.html
2. http://jobsearchtech.about.com/library/bl-sblock-letter-parts2.htm
5. http://www.letterformat.net/letter/business-letter-format-styles
